Chapter 9 Supervision

Chapter 9  Supervision

Section 108. An Employer who employs ten employees or more shall provide the work rules in Thai and the rules shall contain at least the following details:

(1) working days, normal working time and rest periods;

(2) holidays and rules of taking Holidays;

(3) rules governing Overtime and Holiday Work;

(4) the date and place of payment of Wages, Overtime Pay, Holiday Pay and Holiday Overtime Pay

(5) leave and rules of the taking Leave;

(6) discipline and disciplinary measures;

(7) lodging of grievances; and

(8) termination of employment, Severance Pay and Special Severance Pay.

The Employer shall announce the work rule within fifteen days of the date that the Employer employs ten or more persons; and the Employer shall always keep a copy of such rule at the place of business or at the Employer’s office.

An Employer shall distribute and post the work rules in a prominent position in the workplace or via electronic means available for Employees to perceive and access.

Section 109. The lodgment of grievances under Section 108 (7) shall contain at least the following particulars:

(1) scope and meaning of grievances;

(2) method and steps of dealing with grievances;

(3) investigation and consideration of grievances;

(4) procedures for settlement of grievances; and

(5) protection for the claimant and any involved persons.

Section 110.Whereas an amendment to the work rules announced under Section 108 by an Employer, the Employer shall announce such amended work rules and Section 108 paragraph two; and paragraph three shall be applied mutatis mutandis.

Section 111. Whereas the Employer has announced the application of the work rule under Section 108, even if subsequently the number of Employees becomes less than ten persons, the Employer shall continue to comply with Section 108 and Section 110.

Section 112. An Employer who employs ten or more persons shall provide the record of Employees in Thai and shall keep such record at the place of business or the Employer’s office available for inspection by a Labour Inspector during working time.

The record of Employees under paragraph one shall be done by Employer within fifteen days from the date of employment of an Employee.

Section 113. The record of Employees shall contain at least the following particulars:

(1) name and surname;

(2) sex;

(3) nationality;

(4) date ofbirth or age;

(5) present address;

(6) date of commencement of employment;

(7) position or duties;

(8) rate of Wages and other benefits agreed to be given to the Employee by the Employer; and

(9) date of termination of employment.

When a change in any item contained in the record of Employees is required, the Employer shall amend completely the record of Employees within fifteen days from the date of changing, or within fifteen days from the date that the Employee notified the Employer of the change.

Section 114. An Employer who employs ten or more persons shall provide documents relating to the payment of Wages, Overtime Pay, Holiday Pay and Holiday Overtime Pay, which shall contain at least the following particulars:

(1) Working Days and working time;

(2) work done by Employees who receive Wages on a piece rate basis; and

(3)  rate  and  amount  of  Wages,  Overtime  Pay,  Holiday  Pay  and  Holiday Overtime Pay received by each Employee.

Upon the payment of Wages, Overtime Pay, Holiday Pay and Holiday Overtime Pay to Employees, the Employer shall arrange for the Employees to sign the documents under paragraph one as evidence of payment.

The particulars in the documents under paragraph one maybe contained in one volume or several volumes.

Whereas the Employer pays Wages, Overtime Pay, Holiday Pay or Holiday Overtime Pay to Employees by direct transfer to deposit accounts with commercial banks or other financial institutions, the document of the Employee’s deposit account transferring shall be deemed to be the evidence of payment.

Section 115. An Employer shall keep the record of Employees for not less than two years from the date of termination of employment of each Employee; and the Employer shall keep  the  documents  relating  to  the  payment  of Wages,  Overtime  Pay,  Holiday  Pay  or Holiday Overtime Pay of not less than two years from the date of such payment.

Whereas there is a complaint made under Chapter 12 of this Act, or there is a labour dispute under the law on labour relation, or a lawsuit is commenced, the Employer shall retain the record of Employees and documents relating to the payment of Wages, Overtime Pay, Holiday Pay and Holiday Overtime Pay until the order or judgement in respect of such matter has been final.

Section 115/1 For the purpose of performing duties of the Labour Inspector under Section 139, an Employer who employs 10 employees or more shall submit a report form on conditions  of employment  and  working  conditions  to  the  Director-General  or  a  person entrusted by the Director-General within every January. The Labour Inspector shall provide the form as prescribed by the Director-General to the employer within every December.

Where there is any change in the facts on conditions of employment and working conditions submitted under paragraph one, the Employer shall inform the Director-General or a person entrusted by the Director-General in writing of the change within the following month after the existence of such change.

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